UN MISMO MODELO, DIFERENTES UTILIDADES, EXCELENTES RESULTADOS PARA LAS ORGANIZACIONES QUE LO APLICAN.
Hace unos meses se ha publicado el nuevo modelo EFQM de Excelencia, el cual se ha renovado y adecuado a los nuevos tiempos. Como es sabido, este modelo es útil para cualquier tipo de organización, desde una pyme a una gran empresa independientemente del sector. Además, también sirve para organismos públicos, organismos sin ánimo de lucro... Al tener una estructura básica para el sistema de gestión y tener una metodología común de evaluación del mismo, nos permite compararnos con la misma escala frente a otras organizaciones, ya sean de nuestro sector o de sectores diferentes.
Por ejemplo, un centro de formación se puede evaluar conforme a este modelo, lo cual, no sólo le permite definir las acciones de mejora a emprender y conocer como está evolucionando en el tiempo, sino que también le permite compararse con otros Centros de Formación, así como con otras organizaciones de diferentes sectores, como por ejemplo puede ser un centro de turismo rural o un hotel. En este último caso las comparaciones van a ser en procesos similares o comunes, como puede ser la recepción de los nuevos alumnos del Centro de acuerdo a los parámetros establecidos por el alojamiento analizado, o el proceso de compras de materias primas para la cocina.
Los pasos a seguir por cualquier organización que quiera implantar el Modelo EFQM continúan siendo los mismos que con el modelo anterior, es decir:
- Sensibilización a la Dirección. Cómo cualquier implantación de un sistema de gestión, ésta debe contar siempre con el visto bueno de la Dirección, y para ello nada mejor que implicarla desde el primer momento explicando cuales son pasos a seguir para la implantación del modelo y qué es lo que se espera de ellos. Como consecuencia de esta sensibilización se pueden plantear dos alternativas:
- Implantación en un área, departamento o centro de trabajo.
- Implantación en toda la organización.
- Formación en el Modelo. Una vez tenemos a la Dirección sensibilizada, el siguiente paso es definir quiénes son las personas de la organización que van a participar en la primera fase de implantación del mismo. Para ello se tendrá en cuenta cual de las dos alternativas anteriores se ha seleccionado, proyecto piloto en una parte de la organización o implantación en toda la organización. En el caso de elegir a toda la organización, se procurará seleccionar personas de los diferentes departamentos y/o centros de trabajo para formarles tanto en el Modelo como en la metodología de evaluación. Las metodologías de evaluación más habitualmente utilizados son:
- Cuestionario
- Herramienta Perfil.
- Formulario REDER.
- Diagnostico inicial de la situación: Evaluación EFQM. En función de la metodología de evaluación utilizada se seguirán unos pasos u otros. Para una organización que se está iniciando y cuyos evaluadores internos no cuentan con demasiada experiencia en la evaluación de organizaciones recomendamos la utilización de la herramienta Perfil puesto que a través de una serie de preguntas se va guiando al evaluador por los diferentes criterios y subcriterios del Modelo. En cualquier caso, estas evaluaciones deberán realizarse individualmente por cada uno de los evaluadores y posteriormente realizar una reunión de consenso para llegar a una posición común en cada una de las cuestiones. Es muy importante que en la evaluación individual todos los evaluadores realicen un buen trabajo de investigación para encontrar las evidencias que justifiquen las puntuaciones fijadas, de forma que en el consenso se debata sobre las evidencias encontradas y no sobre la puntuación concreta.
- Definición de Plan de Acción. Una vez realizada le evaluación y conocidos los puntos fuertes y las áreas de mejora de la organización, habrá que definir aquellos criterios que nos permitan seleccionar las acciones a abordar más adecuadas. En base a estos criterios se priorizan las acciones de mejora y sobre las prioritarias se definen los planes de acción correspondientes, donde se establecerá las acciones a desarrollar, los responsables, los plazos, los mecanismos de control, etc. Se deben establecer un mínimo de 3 acciones, y nuestra recomendación es que las mismas no sean más de 5.
- Implantación de Plan de Acción. De las acciones definidas en el Plan se realiza un seguimiento para comprobar el grado de implantación del mismo y ver en que medida se han conseguido los logros establecidos.
- Despliegue del Modelo al resto de la organización. Una vez implantadas las acciones, se deben definir las siguientes actuaciones a realizar que pueden pasar por un despliegue al resto de la organización a través de la formación de nuevos evaluadores internos que participen en las próximas evaluaciones EFQM. Dentro de este despliegue la organización se puede platear la obtención de alguno de los reconocimientos establecidos por el Club de Excelencia o por la EFQM, lo que precisará de una serie de trabajos más o menos laboriosos para la misma, desde la propia implantación de al menos 3 acciones de mejora para el 200+ hasta la elaboración de una memoria oficial para el 500+, pasando por la memoria reducida para el 300+ y 400+.
Desde el Club también se están dando los primeros pasos para la definición de una metodología de apoyo en la primera evaluación de las organizaciones, así como para asesorar en el camino para la obtención del Premio EFQM para aquellas organizaciones más avanzadas.
A continuación se explican los principales cambios que ha sufrido el Modelo EFQM:
- Conceptos Fundamentales: Se ha mantenido su número, sin embargo se ha revisado su definición.
- Modelo EFQM: Se mantiene el número de criterios y subcriterios, sin embargo se modifican sus definiciones y la ponderación de los mismos.
- Matriz REDER: Se modifica para analizar primeramente la relevancia y utilidad de los resultados frente al rendimiento de los mismos, así como se incorpora en la Evaluación y Revisión el Perfeccionamiento adquirido por la organización teniendo en cuenta la eficiencia y la adecuación de las actuaciones, así como la creatividad, las buenas prácticas y la innovación.
- Integración mucho más claramente los tres elementos que componen el Modelo EFQM: Conceptos fundamentales, Modelo y la Matriz REDER
Sin embargo, tal y como hemos comentado anteriormente, esto no supone ningún cambio a la hora de la implantación del mismo en las organizaciones.
Por todo ello, os animamos a profundizar más en el Modelo y a trabajar conforme al mismo en su organización, lo cual le permitirá, no sólo mejorar sus resultados, sino salvar de la mejor manera posible la complicada situación que estamos viviendo en la actualidad, ya que, organizaciones excelentes no sólo son aquellas que saben afrontar las épocas de bonanza, sino que son aquellas durante las mismas se han preparado para superar las dificultades futuras.
